5 Bước Nâng Cao Chất Lượng và Hiệu Quả Thuyết Trình Với Quy Trình Tạo Động Lực Của Monroe

Khả năng thuyết phục có phải là một thứ năng khiếu? Liệu có phải là chỉ một vài người trong chúng ta được sinh ra với năng khiếu đó cùng với khả năng nói và bán ý các ý tưởng tốt?

Có vẻ như đúng là như vậy thật, nhất la sau những lần bạn tham dự các cuộc hội thảo và phải trầm trồ với những bài thuyết trình đầy cảm hứng được truyền đến từ các diễn giả, các bậc thầy sân khấu. Những lần mà bạn không thể nào phớt lờ các lời kêu gọi mua sản phẩm hoặc đăng ký khóa học chuyên sâu tiếp theo của các diễn giả ở mỗi cuối buổi thuyết trình.

Vây, có bao giờ bạn tự đặt ra câu hỏi cho bản thân rằng liệu mình có thể truyền cảm hứng, có thể lan tỏa giá trị tích cực, hay có thể thuyết phục người khác? Đó có thể đơn giản là các buổi trình bày các kế hoạch của nhóm bạn với sếp, những mẫu diễn văn ngắn để khích lệ đội nhóm, hoặc cũng có thể là buổi training sản phẩm cho các bộ phận trong công ty kèm với lời kêu gọi mọi người dùng thử sản phẩm và cho góp ý.

Dĩ nhiên luôn có những cá nhân có thể làm điều này một cách dễ dàng với năng khiếu sẵn có, số còn lại chúng ta hoàn toàn có thể học cách để nâng cao chất lượng và hiệu quả thuyết trình. Bài viết này sẽ giới thiệu đến các bạn một phương pháp hết sức hiệu quả và đang được biết đến rộng rãi và sử dụng trong hầu như mọi trường hợp, đó là Quy trình tạo động lực của Monroe (Monroe’s Motivated Sequence).

Quy Trình Tạo Động Lực Của Monroe – 5 Bước

Giáo sư của trường Đại học Purdue, Alen H. Monroe, là người đã có công phát minh ra quy trình 5 bước để giúp cho tất cả mọi người đều có thể tự mình lên dàn ý cho buổi thuyết trình chất lượng và hiệu quả.

  1. Get attention
  2. Establish the need
  3. Satisfy the need
  4. Visualize the future
  5. Action/Actualization

Đây là quy trình dựa trên Sự thuyết phục trong Tâm lý học và đã được giới thiệu trong quyển sách Monroe’s Principles of Speech của ông, và sau này thường được biết đến với tên gọi Monroe’s Motivated Sequence hay dịch sang tiếng Việt là Quy trình tạo động lực của Monroe hay trình tự có động lực của Monroe

Quy Trình Tạo Động Lực Của Monroe - 5 Bước

Xuyên suốt bài viết này chúng ta sẽ thống nhất với bản dịch Quy trình tạo động lực Monroe.

Quy trình này đã được chứng thực về tính hiệu quả qua thời gian trong việc tổ chức các buổi thuyết trình mang lại hiệu quả và năng suất cao. Bạn hoàn toàn có thể ứng dụng các bước của quy trình vào bất cứ lĩnh vực nào bạn muốn để đạt kết quả như mong muốn. Quy Trình Tạo Động Lực Của Monroe gồm 5 Bước sau:

Bước 1: Get attention – Thu hút sự chú ý

Trước tiên hãy bắt đầu với việc thu hút sự chú ý và tập trung của người nghe. Bạn có thể sử dụng nghệ thuật kể chuyện pha chút hài hước cùng với một thống kê thực tiễn đầy bất ngờ nào đó. Đôi khi một câu hỏi tu từ hay một nhận định bắt trend tốt cũng có thể khiến cho người nghe hào hứng và chú ý hơn vào nội dung thuyết trình sắp tới của bạn.

Hãy lưu ý một chút chỗ này rằng bước này (Get attention - Thu hút sự chú ý) KHÔNG CÓ TÁC DỤNG THAY THẾ CHO PHẦN GIỚI THIỆU, mà nó là một phần trong đó.

Phần Giới thiệu của bạn sẽ khá quan trọng với việc tạo nên cảm giác tin cậy cho người nghe ngay từ đầu. Bạn sẽ cần giới thiệu và làm rõ mục đích của bài thuyết trình và rằng những nội dung, thông điệp gì sẽ được truyền tải đến người nghe. Khi bạn có bước Giới thiệu thành công là bạn đã tạo được cơ sở vững chắc để tiếp tục các bước tiếp theo của Quy trình tạo động lực của Monroe.

Ví dụ thực tiễn làm sao để Get attention – Thu hút sự chú ý của khán giả

Lấy ví dụ trường hợp này là một buổi hội thảo, huấn luyện về an toàn lao động dành cho các nhân viên công trình của công ty. Và các điểm mấu chốt để thu hút sự chú ý như sau:

Sự chú ýAn toàn lao động tại nơi làm việc
Thống kê gây sốcMặc dù đã có các hướng dẫn chi tiết và các chuẩn mực về an toàn lao động được đưa ra, các thống kê ghi nhận 7 tron số 10 công nhân thường xuyên bỏ qua các khuyến cáo an toàn. Cho dù với lí do là gì thì tỉ lệ gặp phải tai nạn và bị thương trong số họ là khá cao. 
Vậy thì khi phải nằm trên giường bệnh vì các chấn thương hay thậm chí nằm trong quan tài thì liệu các lý do đó có chi trả được cho sự mất mát về tinh thần và chất mà chính họ và người thân trong gia đình phải gánh chịu?

Các bạn thấy sao? Riêng tôi thì cũng bắt đầu thấy hơi hơi sốc rồi!

Bước 2: Establish the need – Khơi dậy sự cần thiết

Ở bước này, bạn cần tăng tính thuyết phục ho người nghe với những nội dung khiến cho họ cảm nhận và nhìn thấy được rằng đang thực sự tồn tại một vấn đề nào đó. Bạn cần khiến cho họ cảm thấy những gì đang diễn là chưa đủ và cần thiết có sự thay đổi ở phía họ.

Tại bước này, bạn nên sử dụng thêm các phương tiện để tăng khả năng thuyết phục như:

  • Sử dụng các thống kê để bổ trợ cho các nhận định của bạn.
  • Nói về những hệ lụy của việc tiếp tục không tuân thủ các chuẩn mực và không chịu thay đổi.
  • Chỉ cho họ những hậu quả, những vấn đề sẽ rất có thể ảnh hưởng trực tiếp lên chính bản thân họ.
Hãy lưu ý rằng đây chưa phải là lúc bạn thể hiện cho khán giả của mình rằng “Tôi đang có giải pháp cho mọi vấn đề”. Mục đích cuối cùng của bước này chính là khiến cho người nghe cảm thấy không thoải mái, bất an với những gì họ đang có để cho họ sẵn sàng mở lòng với bất cứ giải pháp nào mà bạn sẽ đưa ra tiếp theo.

Ví dụ thực tiễn Establish the need – Khơi dậy sự cần thiết cho người nghe

Sự cần thiếtCải thiện sự hời hợt và cẩu thả
Ví dụ và các minh họa thực tiễnĐồ bảo hộ độ cao thì đặt dưới đất trong khi các công nhân làm việc ở độ cao trên 10 mét. Mặt nạ phòng độc thì lại bị vứt trong xó trong khi lẽ ra nó phải được trang bị cho các công nhân đề phòng khỏi các loại hơi độc.
Hệ quảViệc bỏ qua các khuyến cáo an toàn khiến cho 165 công nhân tử vong trong lúc làm việc ở tỉnh/thành phố này năm ngoái. Tôi hy vọng, các bạn đang có mặt ở đây sẽ không nằm trong danh sách thống kê kiểu này của năm nay hoặc năm tới.

Bước 3: Satisfy the need – Đáp ứng sự kỳ vọng

Đây là lúc để bạn có thể giới thiệu giải pháp của mình với khán giả. Cách mà bạn sẽ giúp những người đang tham dự buổi hội thảo này của bạn giải quyết các vấn đề đã được chỉ ra. Đây là cũng chính là phần nội dung chính của bài thuyết trình và nó hoàn toàn tùy thuộc vào mục đích mà bạn mong muốn.

Ở phần này, bạn có thể tham khảo để đưa vào các nội dung sau:

  • Thảo luận về các tình hình thực tại.Đ
  • Giải thích và đưa ra các phân tích chi tiết để khán giả hiểu về vai trò của bạn và giải pháp mà bạn có.
  • Hãy nêu thật rõ ràng điều bạn muốn những khán giả của mình làm theo hoặc đặt niềm tin vào.
  • Liên tục tóm tắt lại những thông tin bạn đưa ra trong lúc nói.
  • Vận dụng các mẫu ví dụ, các phản hồi, các thống kê minh chứng cho sự hiệu quả của giải pháp bạn đưa ra.
  • Chuẩn bị cả thông tin và luận điểm để ứng phó với các phản biện có thể gặp phải.
Đáp ứng sự kỳ vọngMỗi một người cần phải chịu trách nhiệm và là chỗ dựa tin cậy cho sự an toàn của những người khác.
Lịch sử hình thànhThói quen xấu hình thành qua thời gian. Chúng được tiêm nhiễm từ người này sang người khác cho đến lúc hình thành nên văn hóa hời hợt với các khuyến cáo và chuẩn mực an toàn lao động.
Thực trạngĐưa ra thêm các con số thống kê về tai nạn lao động liên quan đến doanh nghiệp của bạn.
Xác định vai tròKhi mà những công nhân này chịu trách nhiệm và làm chỗ dựa đáng tin cho những người xung quanh, sự tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn sẽ tăng lên.
Ví dụTrình bày thêm các trường hợp thực tiễn khác.
Phản biệnMôi trường làm việc an toàn sẽ mang lại năng suất và hiệu quả công việc cao hơn cho cả trước mắt và lâu dài. Việc không tuân theo các quy tắc an toàn sẽ khiến cho năng suất kém đi rất nhiều.

Bước 4: Visualize the future – Phác họa lên các kiểu viễn cảnh

Hãy diễn giải và vẽ nên cảnh tượng mà mọi người chẳng ai chịu hành động vì sự an toàn của mình và của người khác. Bức tranh toàn cảnh được vẽ lên càng chân thật, càng gần gũi thì tác dụng khơi dậy và thôi thúc hành động để thay đổi cho người nghe càng cao.

Ở phần này, mục tiêu của bạn chính là thu hút người nghe về phía bạn, đồng thuận với các ý tưởng bạn đưa đứng cùng phía với bạn về cả thái độ lẫn niềm tin. Nếu chỉ là viễn cảnh của sự tiêu cực thì không nên, bạn cần cho họ thấy thêm được viễn cảnh của sự tích cực sẽ như thế nào, họ sẽ được gì nếu làm theo các quy tắc chung hoặc giải pháp của bạn.

3 phương pháp hỗ trợ cho phần Visualize the future – Phác họa lên các kiểu viễn cảnh

  1. Phương pháp tích cực – Hãy diễn giải và mô tả sự việc sẽ như thế nào nếu mọi người làm theo giải pháp của bạn. Cần nhấn mạnh những khía cạnh tích cực.
  2. Phương pháp tiêu cực – Hãy diễn giải và mô tả tình hình sẽ có thể trở nên tệ đến mức nào nếu họ không tiếp thu các ý kiến và làm theo giải pháp. Lúc này bạn sẽ cần nhấn mạnh và xoáy vào những mối nguy hiểm, nhưng hao hụt về vật chất và tinh thần cho bản thân và cả người thân của họ.
  3. Phương pháp tương phản – Đưa ra bức tranh toàn phần theo hướng tiêu cực nhất có thể trước rồi mới mở ra điều tốt đẹp gì có thể đến nếu họ tin và thực hiện giải pháp của bạn.

Ví dụ áp dụng 3 phương pháp Phác họa các viễn cảnh

Hình ảnhTrình chiếu hình ảnh về của nơi làm việc an toàn cho tất cả mọi người
Phương pháp tương phản/tiêu cựcCứ liên tục xoáy vào các tiêu chuẩn và chắc chắn sẽ chạm được nỗi đau của ai đó. Đưa cho họ bức ảnh mà bạn phải tham dự tang lễ của một đồng nghiệp. Chỉ cho họ rằng bạn đã ở ngay bên cạnh anh ấy trong lúc bạn đeo mặt nạ phòng độc còn anh ấy thì không. Bạn đã khó khăn dường nào khi phải đối diện với gia đình của bạn mình khi bạn đã ở ngay cạnh bên nhưng không đưa ra lời khuyên răng nào với bạn mình.
Phương pháp tích cựcHãy thử tưởng tượng về điều ngược lại với hình ảnh tiêu cực bên trên. Hãy tưởng tượng ra trước mắt cảnh người đồng nghiệp đang nhận giải thưởng vinh danh 25 năm trong nghề. Cảm nhận sự tự hào khi bạn dạy cho các công nhân mới về an toàn lao động. 

Bước 5: Action/Actualization – Hành động/hiện thực hóa

Bước cuối cùng chính là để lại giải pháp và tạo khoảng lặng để cho các khán giả của bạn hình dung ra những việc họ cần phải làm để giải quyết nỗi đau của chính họ. Bạn muốn họ hành động ngay lập tức.

Hãy ghi nhớ đừng đưa cho họ quá nhiều thông tin với quá nhiều sự mong đợi vì nó sẽ vô tình tạo nên áp lực và đôi khi khiến họ có cảm giác bị ép buộc. Hãy để mọi thứ tự nhiên và để cho các khán giả của mình lựa chọn và chủ động trong các giải pháp mình đã chọn. Phần này sẽ có thể dễ dàng nếu bạn vừa đi quanh phòng trả lời các câu hỏi vừa đưa ra lời mời họ đến một quán bia ngày gần đây chẳng hạn. Thỉnh thoảng, trong những trường hợp phức tạp sẽ cần gặp lại ở một buổi hội thảo khác để đánh giá lại các giải pháp và chốt lại cách thức hành động cùng nhau.

Ví dụ áp dụng Hành động/hiện thực hóa

Hành động/hiện thực hóaKêu gọi mọi người đánh giá lại quy trình an toàn lao động ngay lập tức.
Lời mờiTôi đã chuẩn bị một chuyến tham quan sau giờ nghỉ trưa. Mọi người ai muốn có thể đi cùng chúng tôi. Cảm quan thực tế của các bạn có thể giúp chúng tôi định vị được những chỗ nào cần được quan tâm ngay lập tức. Nếu bạn chưa thể tham gia vào chiều nay, hãy liên hệ lại với tôi theo các địa chỉ trên danh thiếp ở đây. Nếu có bất cứ ý tưởng, hay câu hỏi nào hãy gọi cho tôi.

Tóm lại các điểm mấu chốt

Đối với một vài người trong số chúng ta, sự phản biện theo cách thuyết phục và nói truyền cảm hứng là điều gì đó rất dễ và tự nhiên. Với đa số còn lại thì có thể trốn tránh đứng lên bục tại buổi diễn thuyết hay cầm trịch các hội thảo với sự e ngại về tài ăn nói và thiếu sự tự tin.

Tuy nhiên, với Quy trình tạo động lực Monroe bạn hoàn toàn có thể tự mình cải thiện chất lượng của các thông điệp được gửi đi, và tạo nên sự ảnh hưởng khiến mọi người hành động theo ý muốn.

Nhắc lại 5 bước của Quy trình tạo động lực Monroe:

  1. Get attention – Thu hút sự chú ý
  2. Establish the need – Khơi dậy sự cần thiết
  3. Satisfy the need – Đáp ứng các kỳ vọng
  4. Visualize the future –  Phác họa lên các kiểu viễn cảnh
  5. Action/Actualization – Hành động/hiện thực hóa

Đây là bộ công thức thành công đã được chứng thực qua thời gian hết lần này đến lần khác. Hãy thử áp dụng nó cho bài thuyết trình của bạn và chúng tôi chắc chắn rằng bạn sẽ ấn tượng với kết quả nó mang lại.

Shopping Cart
Scroll to Top