Có một câu nói đáng nhớ trong giới vận hành: tự động hoá một quy trình tồi chỉ giúp anh chị làm sai nhanh gấp mười lần.
Đây là bước ai cũng biết là cần nhưng hay bỏ qua, vì nó chán và không có gì để khoe.
Quy trình rõ nghĩa là gì
Một quy trình đủ rõ để giao cho AI Agent phải trả lời được bốn câu:
- Việc này bắt đầu khi nào, do sự kiện gì kích hoạt?
- Các bước theo thứ tự nào, ai làm bước nào?
- Kết quả đúng trông như thế nào?
- Trường hợp ngoại lệ nào cần chuyển cho người thật?
Cách viết nhanh mà không đau đầu
Đừng ngồi viết từ đầu. Lần tới khi làm việc đó, vừa làm vừa ghi âm mô tả từng bước. Sau đó chuyển thành văn bản và cắt gọn. Mười phút nói ra thường tốt hơn hai tiếng ngồi nghĩ.
- Đưa cho một người chưa từng làm việc đó đọc.
- Nếu họ làm được mà không cần hỏi thêm, quy trình đã đủ rõ.
- Mỗi câu họ phải hỏi là một chỗ cần bổ sung.
Nhân tiện, đây là lúc phát hiện lãng phí
Khi viết ra, nhiều chủ doanh nghiệp giật mình nhận ra quy trình đang có những bước thừa, tồn tại chỉ vì trước giờ vẫn làm vậy. Bỏ bớt bước thừa đôi khi mang lại hiệu quả lớn hơn cả việc tự động hoá.
Đừng tự động hoá thứ đáng lẽ nên bỏ đi.
Bao lâu là đủ
Đừng cầu toàn. Một quy trình viết trong ba mươi phút, đủ rõ tám mươi phần trăm, tốt hơn nhiều so với một tài liệu hoàn hảo mãi chưa viết xong. Phần còn lại sẽ hoàn thiện khi chạy thật.
Muốn AI Agent chạy thật trong doanh nghiệp của anh chị?
Gói Bộ Não Số: 800 AI Agent, 422 quy trình đóng gói sẵn, lộ trình 6 tuần, kết thúc bằng một phần mềm mang tên anh chị.