Playbook lớp trưởng: cách trainer Lê Văn Cương dẫn một lớp 400 người đi trọn 100 ngày

Trainer Lê Văn Cương nhận vai lớp trưởng của một lớp khoảng 400 học viên trong hành trình WIPA 100 ngày xây doanh nghiệp số. Bài trước đã nói về bộ khung của một nhóm 25 người. Bài này đi lên một tầng: người đứng đầu cả lớp làm gì, đo bằng gì, và giữ nhịp ra sao để 17 nhóm cùng về đích. Mọi chi tiết lấy từ bản playbook lớp trưởng đang dùng thật trong lớp, một tài liệu sống được cập nhật theo hành trình.

Kim chỉ nam của playbook gói trong một câu: không quản lý người, mà giữ môi trường để mọi người đi trọn và chuyển hoá thật.

Đo bằng 2 con số, bỏ hết phần còn lại

Phần đầu playbook ghi rõ những thứ không dùng để đo: điểm danh, số tin nhắn, độ "ồn ào" của nhóm. Đây là những con số dễ đếm nhất, nên nhiều người dẫn cộng đồng hay nhìn vào chúng. Nhưng một nhóm rất sôi nổi vẫn có thể không ai làm ra được gì.

Thay vào đó, lớp chỉ đo hai con số. Thứ nhất là tỷ lệ đi trọn: bao nhiêu phần trăm học viên hoàn thành từng chặng và về đích ngày 100. Thứ hai là số người chuyển hoá thật, nghĩa là có sản phẩm hoặc kết quả thật, không chỉ xem cho biết. Hai con số này buộc cả bộ máy hướng về một việc: giữ người ở lại và giúp họ làm ra thứ gì đó.

Hai trục: một trục lo người, một trục lo việc

Dưới lớp trưởng là hai lớp phó với hai vai tách bạch:

• Lớp phó trục người phụ trách 17 nhóm trưởng và nhóm phó, lo gắn kết, phát hiện và kéo lại người tụt nhịp.
• Lớp phó trục việc phụ trách nhịp học, tiến độ, và điều phối 6 ban chạy đồng bộ.

Sáu ban hỗ trợ xuyên suốt cả 17 nhóm, mỗi ban có một sản phẩm chính phải làm ra:

• Vận hành: lịch 100 ngày, quy trình mở và chốt chặng.
• Truyền thông: kho nội dung tâm thức, các nghi thức tôn vinh.
• Hậu cần: kế hoạch buổi offline, quà vinh danh.
• Sức khoẻ: bài giữ năng lượng, kiểm tra tâm thái người học.
• Công nghệ: Bảng Chuyển Hoá, bot nhắc lịch.
• Học tập: bảng tiến độ, hệ thống hỏi đáp, kèm người bị bí.

Cách chia này giải quyết một chuyện rất thường gặp: trưởng nhóm vừa phải giữ tinh thần thành viên, vừa phải giải bài kỹ thuật, vừa phải lo lịch. Khi việc chuyên môn đã có ban lo, nhóm trưởng chỉ cần ở gần học viên.

Nhịp vận hành: ngày, tuần, chặng

Playbook chia nhịp thành ba vòng. Vòng ngày có ba điểm chạm: sáng gieo một câu tâm thức kèm một lời nhắc việc, trưa nhắc thử thách của chặng đang chạy, tối tôn vinh người vừa "thông chặng" trong ngày. Vòng tuần đi theo thứ tự đầu tuần mở chặng, giữa tuần gỡ vướng bằng buổi hỏi đáp tập trung, cuối tuần chốt chặng và ăn mừng.

Mỗi chặng được coi như một game và chạy theo cùng một quy trình: mục tiêu rõ, cầm tay chỉ việc, nộp bằng chứng hoàn thành, vinh danh, rồi sang chặng mới. Giao ban cũng có lịch cố định: lớp trưởng, hai lớp phó và sáu trưởng ban họp mỗi tuần một lần, 17 nhóm trưởng đồng bộ mỗi tuần một lần, và rà lại cùng đội ngũ cốt lõi ở đầu và cuối mỗi chặng.

Bảng Chuyển Hoá và 4 tầng cứu người

Toàn lớp dùng một bảng duy nhất, theo dõi từng người theo nhóm bằng ba màu đèn:

• Xanh: đang đi đúng nhịp. Nhóm trưởng khích lệ.
• Vàng: chậm một chặng hoặc im ắng. Bộ ba đồng hành và nhóm phó kéo lên.
• Đỏ: tụt từ hai chặng trở lên hoặc có ý bỏ. Ban học tập, rồi lớp phó, rồi lớp trưởng vào cuộc.

Người đèn đỏ được cứu theo bốn tầng, mỗi tầng nặng hơn tầng trước: bộ ba nhắc, nhóm trưởng hoặc nhóm phó gọi riêng, ban học tập kèm cặp, và cuối cùng là lớp phó hoặc lớp trưởng ngồi nói chuyện trực tiếp. Mục tiêu được ghi thẳng là không để rơi ai. Cái hay là lớp trưởng chỉ xuất hiện ở tầng cuối, nên không phải gánh mọi ca từ đầu.

Ba đòn bẩy để người ta không muốn rời đi

Bảng đo và nhịp nhắc lo phần "cỗ máy". Playbook nói rõ việc của lớp trưởng là bơm hồn vào cỗ máy đó, dựa trên một tư tưởng: đừng xây một cái lớp, hãy xây một nơi để người ta trở thành. Muốn vậy, mỗi học viên cần cảm được ba điều mỗi ngày: tôi thuộc về đây, tôi đang tiến lên, ở đây tôi thành phiên bản tốt hơn. Ba điều này ứng với ba đòn bẩy.

1. Thuộc về. Mỗi nhóm 25 người chia khoảng 8 bộ ba, mỗi ngày nhắn nhau một dòng. Người mới tự giới thiệu "tôi là ai và tôi đến để trở thành gì". Mỗi nhóm có tên, khẩu hiệu, biểu tượng riêng. Lý do được ghi ngắn gọn: người ta không bỏ nơi mình thuộc về.
2. Tiến bộ nhìn thấy được. Mỗi chặng là một game, thông chặng có huy hiệu. Không điểm danh, chỉ nộp bằng chứng là một sản phẩm nhỏ. Ai xong chặng thì nhận lời chúc ngay.
3. Khoảnh khắc cảm xúc đỉnh. Người ta nhớ nhất lúc cao trào và lúc kết thúc. Vì vậy lớp thiết kế sẵn vài "đỉnh": lễ khai lớp, buổi offline cầm tay chỉ việc, lễ tốt nghiệp vinh danh. Mỗi tuần kết bằng ăn mừng, không kết bằng nhắc ai chưa làm bài.

Thắp lửa cho người thắp lửa

Đây là phần đáng đọc nhất với ai đang dẫn một đội đông. Playbook viết thẳng: lớp trưởng không truyền cảm hứng trực tiếp cho 400 người, vì việc đó bất khả thi và sẽ làm người dẫn kiệt sức. Năng lượng lan từ trên xuống. Lớp trưởng tập trung thắp 26 "ngọn đuốc lõi" gồm 2 lớp phó, 6 trưởng ban và 17 nhóm trưởng. Những ngọn đuốc này cháy thì cả lớp sáng theo.

Ba việc cụ thể của lớp trưởng:

• Giữ trạng thái của chính mình trước tiên, vì trạng thái năng lượng quyết định trạng thái vật chất.
• Tiếp lửa đội phụng sự mỗi đầu tuần trong 15 đến 30 phút, không báo cáo số. Mỗi người kể một khoảnh khắc khiến mình xúc động trong tuần qua.
• Nói bằng câu chuyện, không bằng số. Mỗi thông điệp lớn là một câu chuyện thật kèm một lời mời hành động.

Playbook còn một nguyên tắc dễ bị quên: người phụng sự cũng phải được nhận. Họ được học trước, giỏi trước, vinh danh trước để không kiệt sức. Đi kèm là nguyên tắc "làm được rồi mới chỉ": mỗi ban phải đi trước học viên một bước. Câu chuyện vì sao trainer Lê Văn Cương coi trọng việc giữ lửa cho chính người giữ lửa nằm ở bài Người Thắp Lửa: hành trình 10 năm.

Biết trước nhịp cảm xúc 100 ngày để chặn tụt

Playbook vẽ sẵn ba giai đoạn cảm xúc của học viên, mỗi giai đoạn có rủi ro và cách phản công riêng:

• Ngày 1 đến 14, hưng phấn khai lớp. Rủi ro là tụt sau tuần thứ hai. Cách phản công: ghép bộ ba và cho thông chặng đầu thật sớm.
• Ngày 30 đến 70, "thung lũng chán". Đây là lúc bỏ cuộc nhiều nhất. Cách phản công: buổi offline, câu chuyện thật của học viên, thử thách cả nhóm cùng phá đảo, và cứu đèn đỏ.
• Ngày 90 đến 100, nước rút. Rủi ro là đuối và buông tay ở chặng chót. Cách phản công: đẩy về đích và lễ tốt nghiệp làm đỉnh cuối.

Giai đoạn giữa cũng là nơi playbook bảo lớp trưởng dồn lực nhiều nhất, vì đó là chỗ tạo khác biệt lớn nhất.

Mang playbook này về đội của anh chị

Anh chị không cần một lớp 400 người mới dùng được. Bốn thứ có thể áp dụng ngay cho đội bán hàng, lớp học hay cộng đồng: chọn hai con số đo kết quả thật thay vì đếm độ sôi nổi; tách người lo người khỏi người lo việc; dùng một bảng màu đèn chung để thấy ai đang tụt từ sớm; và thay vì tự truyền lửa cho tất cả, hãy chăm kỹ một nhóm nhỏ những người dẫn dắt bên dưới.

Muốn đọc thêm cách giữ một cộng đồng gắn bó bằng việc cho đi, xem bài 7 cách trao giá trị để xây cộng đồng. Muốn biết người viết ra playbook này đã đi qua những gì trước khi đứng ở vị trí lớp trưởng, anh chị đọc Lê Văn Cương là ai.